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Cómo pasar tus facturas electrónicas a Excel
Tener los comprobantes en una planilla sirve para armar el libro de IVA, conciliar con el banco, controlar gastos por proveedor o mandarle todo ordenado al contador. En esta guía verás cómo descargar tus comprobantes de ARCA (Argentina) y de la DIAN (Colombia) y convertirlos en un Excel limpio sin copiar nada a mano.
Los archivos fiscales tienen datos de tus clientes y proveedores. La herramienta Facturas a Excel los procesa dentro de tu navegador: no se suben a ningún servidor.
Argentina: Mis Comprobantes de ARCA
El servicio Mis Comprobantes de ARCA (ex AFIP) lista todas las facturas, notas de crédito y notas de débito electrónicas emitidas y recibidas con tu CUIT.
- Ingresa a ARCA con tu CUIT y tu clave fiscal.
- Abre el servicio Mis Comprobantes. Si no aparece en tu lista, adhiérelo desde el Administrador de Relaciones de Clave Fiscal.
- Elige Emitidos o Recibidos.
- Filtra el período que necesitas.
- Exporta el resultado en CSV o en Excel. Los dos formatos sirven igual.
Algunos consejos:
- No edites el archivo antes de convertirlo. Abrirlo y guardarlo con otro programa puede cambiar los separadores o el formato de las fechas.
- Si el período es muy largo, descárgalo en partes (por ejemplo, por trimestre) y conviértelas juntas.
- Descarga emitidos y recibidos por separado: la herramienta los distingue y separa sus totales.
Por qué algunos comprobantes traen solo el total
En las Facturas B recibidas y en las Facturas C, ARCA informa el importe total pero no el desglose entre neto e IVA. La herramienta no inventa ese desglose: lo marca en la columna «Desglose» para que sepas qué filas solo tienen total.
Colombia: XML de la DIAN
En Colombia, el archivo con los datos de la factura electrónica es el XML, no el PDF.
- Facturas recibidas: tus proveedores las envían por email en un ZIP que contiene el XML (un documento llamado AttachedDocument) y su representación en PDF. Puedes subir el ZIP completo o el XML suelto.
- Facturas emitidas: descárgalas desde tu software de facturación o desde el sistema de facturación gratuito de la DIAN.
El PDF es solo una representación para leer. Para llevar los datos a Excel necesitas el XML.
Qué trae el Excel
El archivo que genera la herramienta tiene tres hojas:
| Hoja | Qué contiene |
|---|---|
| Comprobantes | Una fila por comprobante: fecha, tipo, número, emisor y receptor con sus documentos, neto gravado, no gravado, exento, IVA, otros impuestos, total y el CAE o CUFE. |
| Impuestos | Una fila por impuesto y alícuota de cada comprobante, útil para armar el libro de IVA. |
| Ítems | Las líneas de detalle de cada factura, cuando el formato las trae (por ejemplo, en los XML de la DIAN). |
Las notas de crédito aparecen en negativo, así las sumas de cada columna dan el total real del período sin ajustes manuales.
Errores frecuentes
- El archivo fue editado a mano o guardado con otro programa: vuelve a descargarlo y conviértelo sin abrirlo.
- Formato equivocado: por ejemplo, subir el PDF de una factura colombiana en lugar del XML.
- Moneda extranjera en Mis Comprobantes: por ahora la herramienta avisa con un error en lugar de convertir importes en otra moneda, para no darte totales incorrectos.
- XML dañado o incompleto: pídele al proveedor que te reenvíe el ZIP original.
Con Facturas a Excel puedes convertir de una vez varios archivos de ARCA y de la DIAN, revisar el resumen y descargar la planilla en segundos.